Pour un particulier ou pour une entreprise, l’organisation du temps est une priorité. Pour être un peu plus rapide et efficace, il est idéal de planifier son temps de travail. Chaque détail est prévu, ce qui vous évite de vous laisser séduire par les distractions de tout genre. Vous portez une attention toute particulière aux tâches à réaliser en priorité et à celle à effectuer tout au long de la journée. Pour une meilleure planification de votre temps, vous allez devoir vous servir d’un calendrier au format Excel. C’est un véritable outil d’organisation et de planification. Si vous ne savez pas comment vous y prendre pour gérer votre organisation avec votre calendrier, voici quelques idées qui vous aideront.
Définir les priorités
La première des choses à faire lorsque vous désirez être rentable et mieux organisé est de définir vos priorités. Dans votre calendrier, vous notez ces priorités en fonction de leur ordre d’exécution. Vous décidez du temps que vous souhaitez accorder à la réalisation de chaque tâche quotidienne. Cependant, vous pouvez même les trier afin de vous assurer qu’elles sont prioritaires. Vous pouvez ensuite les noter suivant une couleur différente, un peu plus voyante. Vous pouvez alors opter pour ce calendrier 2021 prêt à imprimer.
Procéder à l’évaluation de votre temps
Faites le point sur les tâches qui vous prennent le plus de temps et qui vous rendent improductives sur toute la journée. Lorsque c’est fait, vous pouvez décider de déléguer ces tâches à une personne beaucoup plus compétente qui saura les réaliser suivant la rapidité et l’efficacité nécessaire.
Déterminer les distractions et les éviter
Pour bien planifier son temps au quotidien, il faut à tout prix éviter de se distraire. Déterminez donc les sources de distraction. Il peut s’agir de la télé que vous avez installée dans le bureau, de la radio ou encore de votre smartphone. Vous pouvez vous débarrasser de ces sources de distraction ou simplement décider de définir un temps pendant lequel vous ne devez pas vous en approcher. Notez votre décision ainsi que le temps de distraction dans votre calendrier. Un véritable changement d’habitude s’impose dans ce cas ; vous devez éviter de surfer sur le net. Vous pouvez par exemple réduire votre accès à internet dans votre bureau. Les supports numériques sur lesquels il est possible de surfer peuvent être enfermés dans une armoire à double tour.
Tout noter dans votre calendrier
Vous devez absolument noter tous les détails de votre journée dans le calendrier. Il vous sera plus simple de les gérer au quotidien. Vous devez être amené à consulter votre calendrier régulièrement pour avoir une idée sur les tâches à réaliser durant la journée ou durant toute la semaine. Pour bien planifier son temps, on peut imprimer son calendrier une fois qu’il est rempli. L’impression doit être faite en couleur et suivant des dimensions assez importantes pour une meilleure visibilité. Installez le calendrier dans un coin visible de votre bureau. Vous pouvez ainsi y noter toutes les nouvelles exigences de la journée avec un marqueur de couleur pour les avoir à l’œil.